(12)　保存文書　完結文書で，別表に規定する第１種から第５種までに定める期間，総務課長又は主管課長において保存するものをいう。

(13)　保管文書　保存文書以外の文書で主管課長において保管するものをいう。

一部改正〔昭和45年訓令８号・47年９号・54年１号・平成11年１号・13年２号・19年２号・20年４号・24年３号・25年２号・27年２号〕

（総務課長の職務）

第４条　総務課長は，市における文書事務の一般を総括するとともに，庁外文書の収受，配付及び発送並びに文書の保存の事務を掌理する。

２　総務課長は，主管課長（これに準ずる組織の長を含む。以下同じ。）に対し，当該課の文書事務の処理についてその報告を求め，又は文書の提出を求める等常に調査を行い，その指導に当たるとともに，特に必要と認めるときは，その措置を求めることができる。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（主管課長の職務）

第５条　主管課長は，常に主管課内における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し，その促進に努めなければならない。

（文書主任）

第６条　課（これに準ずる組織を含む。以下同じ。）に文書主任及び文書副主任を置く。

２　文書主任は，課の庶務を担当するグループリーダー（グループのない課にあつては課長が指名する職員とする。）をもつてこれに充てる。

３　文書副主任は，文書主任の事務の補助員として，職員の中から主管課長が指命する。

一部改正〔昭和54年訓令１号・平成27年２号〕

（文書主任の職務）

第７条　文書主任は，上司の命を受け，課内における次の各号に掲げる事務を処理し，又は総括する。

(１)　文書の収受，配付及び発送に関すること。

(２)　文書の審査に関すること。

(３)　文書の処理の促進に関すること。

(４)　文書事務の改善指導に関すること。

(５)　文書の整理及び保管に関すること。

(６)　文書の編集及び成冊に関すること。

(７)　文書の保存及び引継ぎに関すること。

２　文書副主任は，文書主任を補助し，文書主任に事故があるときは，その職務を代理する。

（共通帳簿）

第８条　別に定めるもののほか，文書の取扱いに要する帳簿は，次のとおりとする。

(１)　総務課に備える帳簿

ア　文書収配簿

イ　郵便料金後納差出簿

ウ　公示令達番号簿

エ　議案番号簿

オ　簿書目録

(２)　各課に備える帳簿

ア　文書管理簿

イ　簿書目録

２　相当件数の同種の文書を定例的に処理する場合は，文書管理簿によらず，別に定める帳簿を使用することができる。

３　文書管理簿は，文書の追求，索引及び利用に便利なように，その様式が定められなければならない。

一部改正〔昭和47年訓令９号・12号・54年１号・62年10号〕

（帳簿の作成）

第９条　前条に規定する帳簿は，会計年度により作成しなければならない。ただし，議案番号簿及び公示令達番号簿は，暦年により作成するものとする。

（文書記号及び番号）

第10条　文書には，次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし，軽易なものについては，これを省略することができる。

(１)　記号は，別に定めるもののほか，「呉」の文字を冠して，当該所管の部及び課の頭文字をつけること。ただし，これによる場合，他の主管課との識別が困難なときその他特別の理由があると認められるときは，総務課長が別に定める。

(２)　番号は，記号に続けて「第　号」をもつて記載すること。

(３)　番号は，別に定めるもののほか，会計年度による一連番号とし，毎年４月に更新すること。ただし，特に必要がある場合は，総務課長と協議して暦年とすることができる。

(４)　同一事案に係る文書は，完結するまで同一番号を用い，「号」の文字に続けて「の２，の３」と枝番号をつけること。

(５)　議案，報告等議会に提出する案件は，その種別を冠し，番号は，議案番号簿により，暦年による一連番号とすること。

(６)　条例，規則，告示，公告，訓令等を公示令達する場合は，市名を冠してその種別をつけ，番号は，公示令達番号簿により，暦年による一連番号とすること。

(７)　前号の規定にかかわらず，指令，命令（達）を公示令達する場合は，第１号による記号に続けてその種別をつけ，番号は，会計年度による一連番号とすること。

一部改正〔昭和45年訓令８号・47年９号・54年１号・平成11年１号〕

（公示及び令達）

第11条　公示及び令達の種別は，次のとおりとする。

(１)　条例

(２)　規則

(３)　告示

(４)　公告

(５)　指令

(６)　命令（達）

(７)　訓令

(８)　訓令秘

第２章　収受及び配付

（到達する庁外文書の処理）

第12条　到達文書は，すべて総務課において収受し，次の各号により処理しなければならない。

(１)　すべて開封して閲覧すること。ただし，次に掲げる文書については，この限りでない。

ア　親展文書

イ　現金，有価証券類封入の明示のある文書

ウ　物品

エ　その他開封を不適当と認められる文書

(２)　すべて文書の余白又は封筒若しくは荷札等に収受印を押して主管課に配付すること。ただし，次に掲げる文書については，収受印を省略することができる。

ア　新聞，雑誌，冊子その他これらに類する文書

イ　定例又は軽易と認められる文書

２　特別の取扱いを要する文書は，前項に規定する処理のほか，次の各号により処理しなければならない。

(１)　次に掲げる文書は，文書収配簿に差出人その他を記録のうえ主管課に配付し，受領印を徴すること。この場合において，ウに掲げる文書については，収受時刻を記載するものとする。

ア　特殊取扱郵便（速達とする通常郵便物で，他の特殊取扱いをしないものを除く。）による文書

イ　秘密と認められる文書

ウ　訴訟，不服申立てその他到達の日時が権利の得喪，変更に関する文書

エ　金券，郵便切手，収入印紙その他貴重品を添付した文書

オ　現金，有価証券類封入の明示のある文書

カ　その他重要文書

(２)　電報は，電報収発簿に差出人その他を記録のうえ収受時刻を記載し，直ちに主管課に配付し，受領印を徴すること。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（郵便料金の未納又は不足の文書の処理）

第13条　到達文書のうち，郵便料金の未納又は不足のものがあるときは，官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り，その料金を支払つて収受することができる。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（２以上の主管課に関係のある文書等の配付）

第14条　２以上の主管課に関係のある文書又は異例に属する文書は，総務課長がその配付先を定めるものとする。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（文書配付箱による配付）

第15条　総務課が行う庁外文書の配付は，直接配付するものを除き，総務課に設けた文書配付箱（以下「文書配付箱」という。）により行うものとする。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（執務時間外に到達する庁外文書の処理）

第16条　執務時間外に到達する庁外文書は，すべて宿日直員において収受し，次の各号により処理しなければならない。

(１)　第12条第１項第２号の例により収受印を押し，宿日直日誌にその種別，件数を記録すること。

(２)　訴訟，不服申立て，電報その他到達の日時が権利の得喪，変更に関する文書と認められるものは，収受時刻を記載し，取扱者の印を押すこと。

(３)　至急電報，親展電報等急施を要すると認められるものは，電話又は業務員連絡等により，名あて人又は主管課長に伝達し，その旨を宿日直日誌に添書すること。

(４)　前号により送付した文書以外の文書は，これを一括して翌日執務時間の始めに総務課に引き継ぐこと。ただし，日曜日，祝日その他の休日が２日以上にわたる場合は，１日の宿日直ごとにとりまとめ交替者に引き継ぐものとする。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（主管課で直接収受した文書の処理）

第17条　主管課において直接収受した庁外文書は，総務課に送付し，第12条に規定する総務課の処理を経なければならない。

２　定例又は軽易なもので一時に多数を収受する文書又は直接主管課で収受する必要のある文書は，前項の規定にかかわらず，主管課で収受し，処理することができる。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（主管課が配付を受け，又は収受した文書の処理）

第18条　文書主任は，総務課から配付を受けた庁外文書及び直接主管課で収受した文書を，次の各号により処理しなければならない。

(１)　親展文書を除き，すべて開封して閲覧すること。

(２)　すべて文書の余白又は荷札等に受付印を押すこと。この場合においては，第12条第１項第２号ただし書の例に準じて収受印を省略することができる。

(３)　前号の処理を行つた庁外文書のうち，訴訟，不服申立てその他到達の日時が権利の得喪，変更に関するものは，収受時刻を記載すること。

(４)　親展文書を除き，すべて文書管理簿に記録し，記号及び番号をつけること。ただし，新聞，雑誌，冊子その他これらに類するもの及び軽易な文書については，記録その他を省略することができる。

(５)　文書管理簿に記録した文書（以下「記録済文書」という。）は，すべて文書管理簿とともに主管課長に引き渡すこと。

(６)　親展文書は，直接名あて人に配付すること。

(７)　誤配その他により課の所管に属さない文書があるときは，庁外文書については総務課に返付し，庁内文書については直接主管課に送付し，又は文書配付箱に投入すること。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（親展文書等の処理）

第19条　市長又は副市長あての親展文書が閲了され，かつ，秘密の取扱いを要しないと認められたときは，秘書広報課の文書主任は，その旨を付せんに記載し，速やかに主管課の文書主任に送付しなければならない。

２　前条第６号の規定により配付された親展文書及び第16条第３号の規定により送付された文書が閲了され，かつ，秘密の取扱いを要しないと認められたとき並びに前項の規定により文書の送付を受けたときは，主管課の文書主任は，これを受け取り，速やかに前条第４号及び第５号に規定する処理を行わなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号・平成９年４号・19年２号〕

第３章　処理

（主管課長中心主義）

第20条　文書の処理は，すべて主管課長が中心となり，絶えず文書の処理の促進に留意し，事案が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（主管課長の記録済文書の閲覧等）

第21条　主管課長は，第18条第５号の規定により記録済文書を受領したときは，これを閲覧し，担当者，処理方針及び処理予定期限を示し，担当のグループリーダーを通じてその文書を交付し，遅滞なく処理させなければならない。

２　担当者は，前項の規定により，文書の交付を受けたときは，文書管理簿を閲覧後，所定の欄に受領印を押さなければならない。

３　文書主任は，絶えず文書の処理状況を明らかにしておくとともに，必要に応じ，担当者に対して処理を督促するものとする。

一部改正〔昭和54年訓令１号・平成９年２号・27年２号〕

（事案の処理）

第22条　担当者は，事案を次の各号により処理しなければならない。

(１)　文書は，原則として即日処理すること。

(２)　処理期限のあるものは，必ずその期限までに処理すること。

(３)　調査，照会等を要するものは，直ちにこれを行うこと。

(４)　事案が処理予定期限までに処理し難いと認めるときは，直ちに担当のグループリーダーを通じて，主管課長に対し処理予定期限の変更を申し出ること。

２　記録済文書のうち重要な文書で上司の指揮により処理すべきと認められるものは，直ちに供覧の処理を行い，その指示又は承認を受けるものとする。この場合においては，当該文書の欄外又は起案用紙の所定欄に「一応供覧」と表示しなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号・平成27年２号〕

（起案）

第23条　決裁を受けるべき事案で特に重要なものを処理しようとするときは，あらかじめ決裁者の処理方針を確かめたのち起案するものとする。

２　合議先の関係部課が多く，かつ，内容の検討に時間を要するとき，又は合議の事案が特に重要若しくは異例なもので，衆議を尽くす必要があるときは，あらかじめ関係部課と協議しなければならない。ただし，急施を要するものについてはこの限りでない。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（起案の方法）

第24条　起案は，次の各号により行わなければならない。

(１)　起案用紙を用いること。ただし，別に定めのある場合はこの限りでない。

(２)　定例又は軽易なものは，帳簿処理又は余白処理等を利用すること。

(３)　急施を要する文書，秘密に属する文書その他当該文書の施行について特殊の取扱いを要するものは，起案用紙の所定欄その他に，それぞれの要旨（至急，秘，議案等）を朱書すること。

(４)　決裁（供覧を含む。以下本号中において同じ。）区分を決裁区分欄に表示すること。

(５)　起案用紙には，前２号に規定するもののほか，決裁区分，保存年限，起案年月日等所定事項を必ず記載すること。

(６)　すべて標題を付し，結論を先にし，箇条書きにする等留意のうえ作成し，必要のあるときは，関係法令，例規等を記載し，又は関係文書，参考資料等を添えること。

(７)　関係事案は，支障のない限り一括して起案すること。

(８)　添付書類等で小さいものは，中央部で左端をそろえ，又は起案用紙大の用紙の中央部にはること。設計図，地図その他の添付書類で大きなものは，折り込みとするほか，適宜袋に入れてつづること。

(９)　金額の訂正その他特に重要なものを加除訂正したときは，その箇所に認印すること。

(10)　庁外文書のあて先名及び施行者名は，市長，消防長，会計管理者，福祉事務所長，保健所長その他職務権限を有する者の職名又は市名，事業所名等及び氏名を記載すること。ただし，軽易なものは，職名又は事業所名のみ記載し，氏名を省略することができる。

(11)　前号の場合において，事案の軽重又はあて先名の区別により，副市長，部課長の職，氏名を記載することができる。

(12)　庁内文書のあて先名及び施行者名欄には，部課長等の職名のみを記載すること。ただし，必要と認められるものは，職，氏名を記載することができる。

(13)　秘密に属する文書で必要のあるものは，封筒に入れる等他見に触れないようにすること。

(14)　同一の文例により起案のできる文書は，あらかじめ帳票化したものを使用すること。

(15)　その他公用文の作成については，別に定める文書作成基準によること。

２　あらたに事案を起案しようとする場合において，当該事案が重要なものであるときは，第21条第１項の規定による場合のほか，同項の規定の例により文書管理簿に必要事項を記載して行うものとする。この場合においては，同条第２項及び第３項の規定を準用する。

一部改正〔昭和45年訓令８号・54年１号・62年10号・平成11年１号・13年２号・19年２号・20年４号〕

（回議）

第25条　起案文書は，次の各号により処理しなければならない。

(１)　必要な関係職員に回議し，当該事案に係る事務を所管するグループリーダーから順次所属上司の決定を経て，決裁者の決裁又は閲覧を受けること。

(２)　供覧又は一応供覧の文書で，供覧過程において上司から供覧内容につき別途起案を指示されたときは，直ちにこれを行い，当該文書を添付すること。

一部改正〔昭和54年訓令１号・平成27年２号〕

（合議）

第26条　２以上の部課に関連する文書は，関係の多い課において処理案を起こし，関係部課へ合議しなければならない。

２　単に供覧に止める趣旨の合議はなるべく省略し，決裁後において回覧し，又は当該文書の写しを送付し，若しくは口頭で報告するものとする。

３　第23条第２項の規定による協議により起案した文書については，特に必要のある場合のほか，合議を要しない。

第27条　合議を受けた事項について疑義のあるときは，付せんをつけて返付する等のことなく，電話又は口頭をもつて連絡しなければならない。

２　合議を受けた事項について異議のないときは，所定欄に認印し，必要と認める場合は，その下に月日を記載して直ちに回付しなければならない。この場合において，検討に日時を要する場合は，あらかじめその理由を起案課に連絡しなければならない。

３　合議を受けた事項について異議のあるときは，起案課と協議しなければならない。なお，意見が相違して協議が一致しないときは，起案課は，双方の意見を具して上司の指示を受けなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（並列式合議又は会議式合議）

第28条　合議の事案が，第23条第２項本文に規定する協議を必要とするものである場合において，同項ただし書の規定により協議を省略したときは，合議文書を複写し，同時に関係部課に配付して行う並列式合議又は会議方式により行う会議式合議とすることができる。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（合議文書の廃案通知）

第29条　合議済文書を廃案としたときは，その旨を合議先の関係部課に通知しなければならない。

（重要文書等の持回り）

第30条　急施，秘密又は説明を要する文書は，担当者又は上司において決裁，決定若しくは承認を得又は閲覧に供し，若しくは意見を調整するため，自ら持ち回りしてこれを行わなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（認印）

第31条　文書には，主管課長が定める担当者以外の認印及び職員の閲覧程度の認印は，できるだけこれを避けなければならない。

２　合議先の認印は，主査及び専門員（これらに準ずる職を含む。）以上とする。ただし，審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについてはこの限りでない。

一部改正〔平成27年訓令２号〕

（電話又は口頭による照会等の処理）

第32条　電話又は口頭による照会，回答，報告等で重要と認められるものは，その要領を摘記し，この章の規定に準じて処理しなければならない。

（緊急処理すべき事案の処理）

第33条　緊急に処理する必要があり，かつ，正規の手続を経るいとまのない事案は，直ちに口頭により決裁手続を行つて処理することができる。この場合においては，事後この章の規定に準じて正規の手続を執らなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（総務課に合議すべき文書）

第34条　次の各号に掲げる文書は，総務課に合議し，その文書審査を受けなければならない。

(１)　議会に提出する案件

(２)　条例，規則並びに公示令達等で条文の形式をとるもの及び重要又は異例に属するもの

(３)　庁外文書で市長名をもつて発する行政処分案（重要又は異例に属するものに限る。）

(４)　市長決裁を要する契約案（例文的なもの又は様式がすでに定まつているものを除く。）

(５)　前２号以外の庁外文書で，市長決裁又は副市長決裁により施行すべきもの（例文的なもの，様式がすでに定まつているもの及び事案が定例又は軽易と認められるものを除く。）

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号・平成19年２号〕

（回議完了年月日の記載）

第35条　市長又は副市長の決裁（供覧を含む。以下本条中において同じ。）済文書は，秘書広報課の文書主任において回議完了年月日を記載し，主管課に返付するものとする。

２　前項以外の決裁済文書は，主管課において回議完了年月日を記載するものとする。

一部改正〔平成９年訓令４号・19年２号〕

（議会議案の処理）

第36条　議会の議決若しくは同意を要し，又は議会に報告等を要する文書は，決裁後その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

２　総務課は，前項の規定により決裁済文書の送付を受けたときは，議案番号簿に登載し，所定の手続をとらなければならない。前項の決裁済文書は，総務課において保管するものとする。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（公示令達文書の処理）

第37条　主管課は，条例，規則，告示，公告，訓令等を公示令達しようとするときは，その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

２　総務課は，前項の規定により決裁済文書の送付を受けたときは，公示令達番号簿に登載し，所定の手続をとらなければならない。

３　前項の手続を終了したときは，総務課は，決裁済文書にその年月日を記載し，主管課に返付するものとする。ただし，条例，規則，訓令及び告示で例規となるものの決裁済文書は，総務課で保管するものとする。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

第38条　削除

削除〔平成20年訓令２号〕

第４章　施行及び発送

（浄書）

第39条　決裁済文書で浄書を要するものは，次の各号により，浄書を行わなければならない。

(１)　かい書とすること。

(２)　用紙に規格又は様式のあるものは，これによること。

(３)　決裁済文書と照合し，誤りのあるときは，厳密に校正を行うこと。

(４)　秘密を要する文書を浄書するときは，浄書に用いたカーボン紙その他秘密のもれるおそれがあるものは，すべて焼却等の方法により処分すること。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（公印及び契印）

第40条　発送文書には，決裁済文書と照合のうえ，公印及び契印を押さなければならない。

２　前項の規定にかかわらず，照会，通知等の軽易な文書で印刷又は謄写に付したものは，公印等の押印を省略することができる。

（庁外文書の発送）

第41条　庁外文書の発送は，直接主管課で発送する必要があるものを除き，総務課において次の方法により行うものとする。

(１)　郵送

(２)　使送

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（主管課の発送処理）

第42条　主管課は，文書を発送しようとするときは，次の各号により文書発送の処理をしなければならない。

(１)　小包その他特別の包装を必要とする文書は，主管課において適切な包装を行うこと。

(２)　庁外文書を大量に発送しようとするとき，又は庁外文書で，特別の取扱いを必要とするものは，あらかじめ総務課に連絡すること。

(３)　使送する庁外文書は，別に定めるところにより，所定の場所に所定の時間までに送付すること。

(４)　郵送による場合においては，午前中に発送するものにあつては午前11時までに，午後発送するものにあつては午後４時までに，それぞれ総務課へ送付すること。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（総務課の発送処理）

第43条　総務課は，前条の規定により発送を要する庁外文書の送付を受けたときは，必要な事項を審査のうえ，次の各号により発送の処理をしなければならない。

(１)　郵送による場合においては，所定の箇所に郵便料金後納印を押印し，郵便料金後納差出簿に必要な事項を記入して午前及び午後の２回郵便局に発送する。

(２)　使送による場合においては，別に定める方法により発送する。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（庁内文書等の収配）

第44条　庁内文書等の収配は，直接主管課相互で収配し，又は文書配付箱により行うものとする。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

第45条　削除

削除〔昭和61年訓令６号〕

第５章　整理，保管及び保存

（文書の整理保管の原則）

第46条　文書は，常に必要に応じて利用に供することができるように整理し，紛失，盗難，損傷等を防止するとともに，重要なものについては，非常災害に際し，いつでも持出しのできるよう準備しておかなければならない。

（文書の整理保管）

第47条　すべて文書は，種別ごと若しくは担当者ごと又は完，未完等の区分により整理し，一定の場所を定めて，これを保管しなければならない。

２　担当者は，未処理文書又は未完結文書を，それぞれ，文書主任が定める種別ごとに整理し，常に所定の場所に保管しておかなければならない。

３　文書の保管場所には，それぞれその見やすい箇所に，当該保管に係る文書の種別を表示しておかなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（完結文書の取扱い）

第48条　担当者は，文書が完結したときは，直ちに文書主任に報告し，必要な指示を受けなければならない。

２　文書主任は，絶えず完結文書の回収につとめ，処理の完否を確かめたうえ，文書管理簿に所要事項を記入しなければならない。

３　完結文書は，種別及び保存年限に従つて仕分け整理し，一定の場所に保管しておくものとする。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（保管文書の持出し）

第49条　保管文書の持出しをしようとする者は，文書主任にその旨を申し出て持ち出さなければならない。

２　持ち出した保管文書は，退庁時までに必ず返還しなければならない。

（文書の完結日）

第50条　文書の完結日は，次のとおりとする。

(１)　帳簿類

ア　永年使用する帳簿類は，当該帳簿類の閉鎖された日

イ　２年度以上数年度以内又は２年以上数年以内継続して記録するよう定めのある帳簿類は，最終年度又は最終年の最終の記録を終わつた日

ウ　加除式の帳簿類から除冊された帳簿類は，除冊された日

エ　その他の帳簿類は，最終の記録を終わつた日

(２)　出納の証拠書類は，当該出納のあつた日

(３)　契約文書は，当該契約の有効期限満了の日

(４)　その他の一般文書は，当該文書の案件の施行せられた日

２　前項の規定にかかわらず，同一事案について作成又は処理された文書は，当該事案に係る最後の文書が完結した日をもつて完結日とみなす。

（保存種別及び保存年限）

第51条　法律，政令，条例又は規則に規定するものを除くほか，文書の種別及び保存年限は，別表のとおりとする。ただし，主管課において特に必要と認めるときは，所属の文書主任を通じて総務課と協議の上，保存年限を伸縮することができる。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号・平成19年１号〕

（保存年限の起算日）

第52条　文書の保存年限は，文書の完結日（常用文書については，その使用の必要がなくなつた日）の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし，文書番号が暦年によるものは，その文書の完結日の属する年の翌年１月１日から，出納の証拠書類は，当該出納に係る決算の終わつた日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

（完結文書の成冊）

第53条　主管課長は，毎年度（暦年に係るものにあつては毎年。以下同じ。）終了後，完結した文書を次の各号により編集，成冊するとともに，文書管理簿を整理しなければならない。

(１)　会計年度若しくは暦年ごとに，種別及び保存年限別ごとに成冊すること。

(２)　２以上の種別に関連する文書は，その関係が最も多いものに編集すること。

(３)　２以上の完結文書が保存年限を異にする場合において，相互に密接な関係があるときは，その長期のものに一連文書として編集すること。

(４)　表紙には，所属年度又は所属年，編集簿冊名，主管課名を記載すること。

(５)　背表紙又はこれに代わるものをつけ，所属年度又は所属年，編集簿冊名，保存年限及び保存年限到来日を記載して見出しの便利を図ること。

(６)　目次又は索引をつけること。

(７)　１冊（厚さ６センチメートルを標準とする。）に成冊し難いときは，枝番号をつけて分冊すること。

２　紙数が少ないため２以上の完結文書をあわせて成冊することが適当なものについては，これを１冊にすることができる。この場合においては，表紙等に必要事項を記載するとともに，区分紙を用いて区分を明らかにしなければならない。

（文書の引継ぎ）

第54条　前条の規定により編集，成冊された文書は，保存文書引継書を添えて，会計年度によるものにあつては毎年８月末日までに，暦年によるものにあつては毎年３月末日までに，それぞれ総務課長に引き継がなければならない。ただし，主管課において保存を必要とする文書及び機密文書については，この限りでない。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（引継文書の審査）

第55条　総務課長は，保存文書の引継ぎを受けたときは，種別及び保存年限の適否等について審査しなければならない。

２　総務課長は，審査の結果，不適当なものがあるときは，主管課長に対してその修正を求めることができる。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（収蔵文書）

第56条　総務課長は，前条の審査の結果適当と認める文書については，保存に必要な処理を行い，文書庫に収蔵しなければならない。

２　前項の規定により文書庫に収蔵された文書（以下「収蔵文書」という。）は，課，種別及び保存年限別に蔵置して，いつでも閲覧できるよう整理しておかなければならない。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（マイクロフイルムによる保存）

第57条　保存文書のうち，適当と認めるものについては，その文書を撮影したマイクロフイルムをその文書に代えて保存することができる。

２　前項のマイクロフイルムの取扱いについては，総務課長が別に定める。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（保存文書の管理）

第58条　収蔵文書は，総務課長が，その他の保存文書は主管課長がそれぞれ管理する。

２　総務課長は保存文書台帳を，主管課長は保存文書引継台帳をそれぞれ備え，保存文書の管理に万全を期さなければならない。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（文書庫の管理）

第59条　文書庫は，総務課長が管守するものとする。

２　文書庫内においては，清潔整とんを維持し，安全な点灯のほか，火気を厳禁しなければならない。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（収蔵文書等の閲覧及び借覧）

第60条　収蔵文書を閲覧し，又は借覧しようとする者は，総務課長にその旨を申し出なければならない。

２　総務課長は特に必要があると認めるときは，収蔵文書の閲覧又は借覧を拒否することができる。

３　借覧した収蔵文書は，これを他に転貸してはならない。

４　前３項の規定は，主管課長の管理する保存文書の閲覧及び借覧についてこれを準用する。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（保存期限到来文書の取扱い）

第61条　主管課長又は総務課長は，保存文書のうち，保存期限が到来した文書を調査し，不用と認める文書を速やかに廃棄しなければならない。この場合，収蔵文書については，総務課長は関係部課長に合議のうえ，上司の決裁を受けるものとする。

２　前項の場合において，主管課長又は総務課長は，更に継続して保存の必要があると認めるときは，年限を改めて保存することができる。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（廃棄方法）

第62条　廃棄文書で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは焼却し，又は裁断する等適当な方法を執らなければならない。

一部改正〔昭和54年訓令１号〕

第６章　補則

（執務環境の整備）

第63条　主管課長は，事務が能率的に処理されるよう常に，執務環境の整備に努めなければならない。

２　総務課長は，保管又は保存文書を整理し，併せて事務室の清潔を保持するため，毎年度定期的に事務室の整理期間を定めるものとする。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（特例）

第64条　各支所及び各事業所における文書の取扱いについて，この規程に対する特例を必要とするものについては，各支所長又は各事務所の長が総務課長と協議して別に定める。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（帳票の様式）

第65条　この規程の施行に関し必要な帳票は，別に定める。

（文書の処理状況等の報告）

第66条　主管課長は，毎年度の庁外文書の処理状況及び当該年度内に処理が完結しなかつた事案等について，当該年度の終了後３箇月以内に市長に報告しなければならない。

２　前項の規定による報告は，総務課長が別に定める報告書を提出してするものとする。

一部改正〔昭和47年訓令９号・54年１号〕

（委任）

第67条　この規程の施行について必要な事項は，総務部長が定める。

一部改正〔昭和47年訓令９号・平成20年４号・27年２号〕

（施行期日）

１　この規程は，公布の日から施行する。

（他の規程の廃止）

２　呉市文書編纂保存規程（昭和27年呉市訓令第12号）は，廃止する。

（旧帳票の使用）

３　この規程施行の際，改正前の呉市文書取扱規程又は廃止前の呉市文書編纂保存規程により様式を定められた帳票が残存するときは，この規程の規定にかかわらず，当分の間，これを使用することができる。

付　則（平成20年３月７日訓令第２号抄）

（施行期日）

１　この訓令は，令達の日から施行する。

付　則（平成20年３月31日訓令第４号）

この訓令は，平成20年４月１日から施行する。

付　則（平成24年３月30日訓令第３号）

この訓令は，平成24年４月１日から施行する。

付　則（平成25年２月25日訓令第２号抄）

（施行期日）

１　この訓令は，平成25年４月１日（以下「施行日」という。）から施行する。ただし，次項及び付則第３項の規定は，同年３月１日から施行する。

付　則（平成27年４月１日訓令第２号）

この訓令は，令達の日から施行する。

別表（第３条，第51条関係）

簿書分類基準

(１)　第１種　永年保存

ア　儀式表彰に関する文書で特に重要なもの

イ　議会に関する文書で重要なもの

ウ　条例，規則，訓令及び告示の原議

エ　呉市例規

オ　重要な不服申立て，訴訟，和解等紛議に関する文書

カ　進退，身分，退隠料等に関する文書で特に重要なもの

キ　渉外関係文書で特に重要なもの

ク　将来参考となるべき官公庁の通達及び通知

ケ　統計に関する文書で特に重要なもの

コ　市史及びその編さん上必要な資料

サ　隣接町村との分合並びに町界，町名及び字名の変更に関する文書

シ　公有財産及び市債に関する文書で特に重要なもの

ス　不動産の取得，管理，処分等に関する文書で特に重要なもの

セ　土木工事その他の事業に関する文書で特に重要なもの

ソ　許可，認可及び契約に関する文書で特に重要なもの

タ　支所その他重要な機関の設置及び廃止に関する文書

チ　予算，決算及び出納に関する文書で特に重要なもの

ツ　公印台帳，道路台帳その他特に重要な原簿，台帳等

テ　アからツまでに掲げる文書のほか，永年保存の必要の認められるもの

(２)　第２種　10年保存

ア　進退，身分，退隠料等に関する文書

イ　土地・家屋課税台帳その他重要な原簿台帳

ウ　災害救助に関する文書で特に重要なもの

エ　戸籍に関する文書

オ　陳情に関する重要な文書

カ　事故，事件等で将来前号オに規定する紛議に発展する可能性のあるものに関する文書

キ　工事の請負，業務の委託，物品の購入等に関する契約に係る文書で重要なもの

ク　補助金，交付金等に関する文書で特に重要なもの

ケ　予算，決算及び出納に関する文書で重要なもの

コ　アからケまでに掲げる文書のほか，10年保存の必要の認められるもの

(３)　第３種　５年保存

ア　調査，統計及び報告に関する文書

イ　租税その他各種公課に関する文書で重要なもの

ウ　給与に関する文書

エ　通達，通知等で重要なもの

オ　アからエまでに掲げる文書のほか，５年保存の必要の認められるもの

(４)　第４種　３年保存

ア　軽易な証明に関する文書

イ　文書管理簿

ウ　出勤簿及び休暇票

エ　予算の執行に関する文書

オ　重要な物品の受廃を証する文書

カ　照会，回答その他の往復文に該当する文書

キ　公益法人その他諸団体に関する文書

ク　アからキまでに掲げる文書のほか，３年保存の必要の認められるもの

(５)　第５種　１年保存

ア　軽易な願い出又は届出に関する文書

イ　文書の収受及び発送に関する文書

ウ　ア及びイに掲げる文書のほか，第１種から第４種までに該当しない文書

備考　種別の決定に当たつては，文書の重要度，利用度，時効等を総合的に判断してこれを行うこと。

一部改正〔平成19年訓令１号〕